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«Wir ermöglichen jedes Arbeitszeitmodell»

Flexible Arbeitszeiten und -modelle werden vor allem von Arbeitnehmern geschätzt und gefordert. Arbeitgeber tun sich oft noch schwer damit. Nicht so bei Partner & Partner. Die Agentur für Integrierte Kommunikation nimmt seit Jahren eine Vorreiterrolle bezüglich flexiblem Arbeiten ein und hat sich dem Grundsatz verschrieben, jedes Arbeitsmodell möglich zu machen. Über Hürden und Chancen, Aufwand und Ertrag hat sich die Werbewoche mit Christoph Eschmann unterhalten.

Quelle: Werbewoche 21.8.15

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Welches sind die Beweggründe für Partner & Partner, jedes Arbeitsmodell möglich zu machen?
Wir sehen die verschiedenen Arbeitsmodelle als eine grosse Chance. Sowohl für Arbeitnehmer wie für Arbeitgeber. Die Arbeitnehmer können Engagements neben dem Job (Kinder, Sport, Weiterbildung, Politik, eigene Projekte, etc.) nachgehen und innerhalb einer Firma trotzdem Karriere machen. Als Arbeitgeber können wir inhaltlich auch von diesen Engagements profitieren und müssen aufgrund der komplexeren Planung, die durch Teilzeit-Arbeitende nötig wird, unsere Organisation und Prozesse dauernd optimieren. So bleiben wir agil.

Seit wann setzen Sie diesen Grundsatz bei Partner & Partner um?
Eigentlich seit Beginn der Geschäftstätigkeit. Einer der Firmengründer hatte anfangs abgesehen von seinem Engagement in der Firma noch eigene Filmprojekte und teilte sich zudem die Familienbetreuung mit seiner Partnerin. So war zeitliche und örtliche Flexibilität für Partner & Partner schon immer ein Muss und nie ein nice-to-have. Das Prinzip wurde anschliessend konsequent auf alle Mitarbeitenden übertragen: Ende der 90-iger Jahre mit einem Büro in Berlin, später mit Mitarbeitenden, die ihren Lebensmittelpunkt ins Ausland verlegten, Familien gründeten oder eigene Projekte neben der Arbeit entwickelten. Stets wurde die örtliche und zeitliche Flexibilität wieder neu interpretiert, die Organisation lernte dabei und wurde besser. Die Work-Life-Integration war immer das Ziel und nicht die Work-Life-Balance. Dies war übrigens mit einer der Gründe, weshalb ich damals zu dieser Firma wollte. Das zukunftsweisende Denken und Handeln ist hier einmalig.

Wie sieht die Umsetzung konkret im Arbeitsalltag aus?
Der Begriff der Flexibilität ist sehr individuell; zu den oben genannten «grösseren» Umsetzungen, gibt es aber auch kleinere. Die einen Mitarbeitenden geniessen die Möglichkeit einer längeren Mittagspause, die anderen schätzen es, ab und zu früher nach Hause zu gehen oder dann zu arbeiten, wenn die Kinder im Bett sind oder der Partner nicht zu Hause ist. Wieder andere ziehen um und wollen nicht mehr jeden Tag ins Büro fahren, wieder andere nutzen unsere Firmenwohnung für Kinderbetreuungsengpässe. Diese Flexibilität fordert vom Unternehmen einerseits eine grosse Planungs- und Projektmanagement-Kompetenz und andererseits eine technische sowie räumliche Infrastruktur, die das alles ermöglicht. Wir haben beides.

Man hört oft, dass Schnittstellen und Übergaben das grosse Problem sind bei Betrieben mit vielen Teilzeit-Mitarbeitenden. Wie sieht das bei Ihnen aus, haben Sie diesbezüglich keine Probleme?
Natürlich haben wir die! Insbesondere in der Ferienplanung haben wir noch immer keine befriedigende Lösung gefunden. Bei Partner & Partner arbeiten mehr als 50% aller Mitarbeitenden Teilzeit und oder machen Home Office. Da muss laufend optimiert werden. Wir arbeiten einerseits virtuell zusammen, mit Chats und Skype-Meetings, andererseits finden persönliche Meetings auch ausserhalb der Büroräumlichkeiten statt, da wo es logistisch grad für die Teilnehmenden passt: im Restaurant, am Bahnhof, am Flughafen oder auch zu Hause.

Das klingt kompliziert. Ist eine solche Organisation nicht viel zu aufwändig und zeitraubend?
Seltsamerweise wird das von aussen häufig so gesehen. Wir sehen das aber als eine zentrale Chance für eine schlanke und agile Betriebsführung und eine solche wird in Zukunft aus unserer Sicht immer relevanter. Ein Unternehmen mit hierarchischen Strukturen und in Stein gemeisselten Prozessen haben in unserer digitalen und globalisierten Welt kaum Chancen.

Das heisst, flexibles Arbeiten rechnet sich für Ihr Unternehmen auch wirtschaftlich?
Ja, nicht nur für uns, auch für unsere Kunden. Erstens, weil es motivierte und vielseitig denkende Arbeitnehmer und Dienstleister schafft. Die Distanz zum Berufsalltag ermöglicht einen klaren Blick auf Herausforderungen und erzeugt neue Impulse. Zweitens wird nur dann gearbeitet, wenn es sinnvoll und nötig ist und nicht wenn es die Arbeitszeit vorschreibt. Erfolge durch Effizienzsteigerung sind um ein vielfaches grösser als die vielerorts beklagten Schnittstellenverluste. Drittens bedingt und fördert es eine effiziente Organisation sowie eine klare interne und externe Kommunikation. Teammitglieder und Kunden sind informiert und die Prozesse den Arbeitszeitmodellen angepasst, da wo es Sinn macht und auch möglich ist.

Welches sind die Grundvoraussetzungen, um ein flexibles Arbeitsmodell erfolgreich etablieren zu können?
Mobil-flexible Arbeit und vor allem deren Implementierung sind für Unternehmen eine nicht zu unterschätzende Herausforderung. Es braucht nicht nur die Bereitstellung der entsprechenden Technologie und Infrastruktur, sondern vor allem eine starke und funktionierende Firmenkultur. Eine Kultur, die auf Transparenz, Vertrauen, Verantwortung und auch auf Verzeihen setzt. Alles Punkte übrigens, die auch der Innovation förderlich sind. Deshalb können wir auch stolz sagen, dass wir ein fortschrittliches Unternehmen sind.

Die Argumente der Gegner flexibler und mobiler Arbeit sprechen nebst einem viel zu hohen Koordinationsaufwand oft von fehlender sozialer Einbindung ins Unternehmen sowie mangelnder Sanktions- und Kontrollmöglichkeiten. Welche Erfahrungen machen Sie diesbezüglich?
Wie gesagt, für uns hat dieses Modell vorwiegend positive Aspekte. Problematisch ist mobil-flexibles Arbeiten dann, wenn damit falsche Zielsetzungen verbunden sind, z.B. wenn die Unternehmensleitung das primär als Massnahme zur Lohnkostensenkung betrachtet oder Mitarbeitende es dazu nutzen, viele Überstunden zu generieren.

Wie verhindern Sie das, bzw. wie wird die Arbeitszeit bei Partner & Partner «kontrolliert»?
Unsere Mitarbeiter haben grösstmögliche Freiheit – der Preis dafür ist gegenseitiges Vertrauen und hohe Eigenverantwortung. Wir haben eine unbürokratisch geregelte Jahresarbeitszeit. Die Leistungserfassung erfolgt von jedem Mitarbeitenden in Eigenverantwortung. Alle Stunden-, Leistungs- und Projekteinheiten werden in einem webbasierten Organisationstool festgehalten, das von unserer eigenen Softwarefirma Fineware explizit auch für unterschiedliche Arbeitszeitmodelle entwickelt wurde. Dank diesem kann jeder Mitarbeiter jederzeit sein Stundensoll resp. die laufende Summe der Arbeitsstunden und die Rentabilität seiner Arbeit für das Unternehmen ersehen. Auch die Mitarbeiterzufriedenheit wird darin gemessen. Es ist also weniger ein Controlling-Instrument als ein Selbstorganisations-Tool für die Mitarbeitenden und für das Unternehmen.

Was haben Ihre Kunden davon?
Da müssen Sie unsere Kunden fragen. Grundsätzlich ist aber zu sagen, dass wir vorwiegend positive Feedbacks erhalten betreffend unserer Organisation, Kommunikation und Effizienz. Davon profitieren unsere Kunden direkt in den Projekten, denn es geht schneller und kostet weniger. Wenn auf beiden Seiten Flexwork-Mitarbeitende sind, dann ist die Abstimmung jedoch schon sehr komplex. Da hilft es, wenn beide Parteien sich für dieses Modell entschieden haben und deshalb auch wollen, dass es funktioniert. Mit Kunden, deren Mitarbeitende keine Möglichkeiten für flexible Arbeitszeiten haben, ist es viel einfacher in der Umsetzung. Dort muss meist nur am Anfang Überzeugungsarbeit geleistet werden, damit der Mehrwert dieses Models auch erkannt wird. Erleben sie dann erst einmal unsere Effizienz, sind die Zweifel meist vom Tisch.

Können Ihre Kunden noch auf anderen Gebieten profitieren?
Interessant ist, dass wir in unserem Portfolio mehrere Kunden haben, die das Thema Employer Branding oder Betriebliches Gesundheitsmanagement als Bestandteil ihres Wirkens sehen. Dazu gehören unter anderem der Kaufmännische Verband Schweiz, die Gesundheitsförderung Schweiz (mit dem Label Friendly Workspace) oder die AXA (Flexwork). Für alle durften wir schon Kampagnen konzipieren. Unser Selbstverständnis und unsere Erfahrungen in diesem Bereich fliessen als Fachwissen in die Entwicklung ein. Kurz: wir verstehen etwas von der Sache und wissen, wovon wir reden.

Wie hoch schätzen Sie den Stellenwert von Employer Branding im heutigen Arbeitsumfeld ein?
Employer Branding hat ja das Ziel die Arbeitgebermarke zu stärken. Doch ein beliebter Arbeitgeber wird man nicht durch Werbung, Früchteschalen oder selbstverfasste Statements auf Unternehmensbeurteilungs-Plattformen, sondern dadurch, dass man wirklich lebt was man vorgibt zu sein. Insgesamt haben wir durch unseren Ansatz «flexible Arbeitsmodelle» ein starkes Arbeitgeberimage mit hoher Reputation in der Branche erreicht. Das erleichtert natürlich die Rekrutierung guter Mitarbeitenden und bringt uns interessante Projekte. Wir sind überzeugt, dass Employer Branding – gesamtheitlich und langfristig betrieben – für moderne Arbeitgeber unumgänglich ist. In einem immer härteren Marktumfeld, in dem von den Mitarbeitenden stets Höchstleistungen in hohem Tempo erwartet wird, tut man als Unternehmen gut daran, ihnen auch das Beste zu bieten.

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Christoph Eschmann, Mitinhaber der Agentur Partner & Partner