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Eine Workshop-Grenzerfahrung

22 Personen durch einen fünfeinhalbstündigen Online-Workshop zur Reorganisation eines Unternehmens führen? Das klingt unmöglich oder zumindest nach Höllenqualen. Aber nicht für Manuel Specker. Er würde es sogar wieder tun – aus guten Gründen.

Workshops liebt man oder man hasst sie. Aber eines ist sicher: Gute Workshops bringen einen in wenigen Stunden um Lichtjahre weiter. Meister dieser Disziplin ist P&P Senior Berater Manuel Specker. Doch auch ein gestandener Workshop-Leiter wie Manuel sieht sich zuweilen mit Knacknüssen konfrontiert. Zum Beispiel mit folgender: ein Workshop über die Neuausrichtung einer Organisation, bei dem alle Mitarbeitenden miteinbezogen werden sollen. Und zwar während des Lockdowns, also vollständig digital. Unmöglich? Manuel hat den Workshop selbstverständlich durchgeführt – und selbstverständlich erfolgreich. Wir haben ihn gefragt, wie’s war.

Was war das Ziel dieses Workshops?
Der Kunde will sich neu organisieren. Es sollten alle Mitarbeitenden in diesen Strategieprozess einbezogen werden – je nach Thema mit einer anderen Tiefe. Bei gewissen Themen sollte nur der Puls gefühlt werden. Bei anderen sollten Problemstellungen in Kleingruppen diskutiert oder ausgestaltet werden. Der Workshop hat fünfeinhalb Stunden gedauert.

Das klingt abenteuerlich. Wer hatte die Idee, diesen Workshop durchzuführen?
Der Kunde und ich haben das gemeinsam beschlossen. Mit guter Vorbereitung schien das im Bereich des Möglichen zu sein.

Hattest du keine Bedenken?
Doch. Das Thema ist per se schon recht komplex und 22 Leute sind viel. Das wäre auch bei einem klassisch-analogen Workshop ein grosser Brocken gewesen. Da er online stattfand hatte ich Vorbehalte, ob die Themen wirklich ausreichend gut bearbeitet werden können.

Was uns am meisten Wunder nimmt: Wie bist du vorgegangen?
Ich verteilte vorab Unterlagen an die Teilnehmenden. So konnten sie sich einlesen und es war sichergestellt, dass schon ein gewisses Level an Information da ist. Alle mussten sich 10 Minuten vor Beginn bei Zoom einwählen. So gab es keine Verspätungen und alle konnten vorgängig Kamera, Licht und Frisur justieren und von Beginn an konzentriert dabei sein.

Warum habt ihr euch gerade für Zoom entschieden?
Die App bietet die Möglichkeit, aus dem Plenum in kleinere Arbeitsgruppen zu wechseln und wieder zurück. So konnten Diskussionen in kleinerem Kreis ungestört stattfinden. Man kann die Gruppen zeitlich begrenzen. Das gibt etwas Zeitdruck und erhöht die Effizienz. Alles Schriftliche, das sonst auf Zetteln oder Whiteboards gelandet wäre, wurde von der verantwortlichen Person in den Gruppenchats festgehalten – ein Vorteil auch für das Protokoll.

Hattest du Unterstützung?
Ja, und das ist zentral: Als Leiter sollte man sich auf das Inhaltliche und die Moderation konzentrieren können. Also auf das Sprechen, das Anleiten und das Teilen des Screens. Für Organisatorisches wie technische Probleme, das Distribuieren in die Gruppen oder das Sammeln der Inputs sollte eine zweite Person unterstützen. Technische Herausforderungen sind bei 22 Personen in über fünf Stunden vorprogrammiert. Die Handynummer der unterstützenden Person muss allen bekannt sein, damit sie sich melden können, wenn sie die Verbindung verlieren.

Was lief besser als erwartet und was weniger gut?
Das Wechseln zwischen Plenum und geschlossenen Arbeitsgruppen war sehr effizient – und eigentlich fast angenehmer als in analogen Workshops. Schwieriger als bei klassisch-analogen Workshops war, die einzelnen Teilnehmenden zu spüren. Das birgt die Gefahr, dass ruhigere Personen noch leichter untergehen.

Was würdest du beim nächsten Mal anders machen?
Ich würde den Teilnehmenden vor dem Workshop noch mehr Informationen zukommen lassen. Je besser vorbereitet sie sind, desto sicherer treten sie im Workshop auf und lassen sich dann nicht so leicht von den ungewohnten Umständen irritieren oder bremsen.

Wirst du einen Workshop in dieser Form auch in Zukunft durchführen?
Ja, definitiv. Das war eine gute Erfahrung. Ohne Lockdown hätte ich sowas wahrscheinlich gar nie vorgeschlagen. Aber eigentlich bringt ein Online-Workshop nennenswerte Vorteile wie das Wegfallen der Anfahrt. Das werde ich zukünftig nutzen.